「説明が下手」で相手に話が伝わらない…対処法は？ 悩む相談者に“人生の先輩”が伝え方のコツを伝授

フリーアナウンサーの住吉美紀がパーソナリティをつとめるTOKYO FMの生ワイドラジオ番組「Blue Ocean」（毎週月曜～金曜 9:00～11:00）。毎週金曜日に放送しているコーナー「オトナのなんでも相談室」では、リスナーから届いたお悩みを、Blue Oceanリスナーのみんなで考えていきます。
9月15日（金）の放送は、「説明が下手で相手に話が伝わらない」という相談を紹介しました。

※写真はイメージです

＜リスナーの相談＞
配属3ヵ月目の新入社員です。私の悩みは「説明が下手で、相手に話が伝わらない」ことです。
起きた出来事を上司に説明する際、毎回「よく分からないな」と言われてしまい、先輩の助け舟で乗りきっている日々です。自宅で説明のセリフを練習したり、要点をまとめたりしているのですが、いざ目の前の上司に説明するとなると焦ってしまい、話しているうちに着地点を見失ってしまいます。
どうしたら聞いている人がスッと理解できる説明ができるのでしょうか？ みなさんが説明をする際に心がけていることをアドバイスしてください！（東京都 20代前半 女性 会社員）

住吉はNHKのアナウンサー時代、起こった出来事を伝える際は、高齢者や小学生でも把握できるような言い回しを意識していたといいます。相談者へのアドバイスとしては「緊張してしまうのなら上司の目を見ないほうが、うまく説明できるかもしれない（笑）。説明するために横を向きます、と伝えてからやってみるのはどうかしら？ みなさんも、ほかにいいアドバイスがありましたらお願いします！」と呼びかけました。

パーソナリティの住吉美紀

――今回の相談に対して、番組にはリスナーからたくさんのアドバイスが届きました。この記事では、その一部のメッセージを紹介します。

◆まず結論を伝える
看護大学の元教員です。学生には日々、「状況を的確に説明すること」と指導していました。まずは、説明の冒頭で結論から言うのが良いと思います。「5W1H」という言葉は聞いたことがあると思いますが、そのうちの「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」を短く伝えることを意識してみてください。
たとえば、「10分前に（When）病室の目の前で（Where）担当の患者さんが（Who）転んでしまいました（What）」。

結論を言ってから、それが「Why（なぜ）」「How（どのように）」起こったのかを伝えていきます。まず結論を短く伝えれば、相手も起きた状況の大枠が分かり、その後に続く説明が多少長かったりしどろもどろになってしまったりしても、把握しやすいと思います。（東京都 30代後半 女性 会社員）

◆「事実」と「解釈」を分けて伝える
大事なことは、まず「事実」と「解釈」を分けて話すことだと思います。
事実として「これが起きていて」、解釈として「〇〇してもらいたい」、事態を「〇〇と思っている」と分けるのです。

「これはもしかして……」と考えをめぐらえていると、何が問題で、どこがサポートポイントなのかが伝わりにくくなる、なんてことがよくあります。

新しい職場ならたくさん失敗して、先輩の質問が何かを重ねていって、慣れていけばOKだと思います。頑張ってください！（東京都 40代後半 女性 自営業）

◆図を活用して把握しやすくする
私も配属されて間もない新入社員です。私の場合はテレワークが多く、文字で説明することがほとんどで悩んでいます。出来事については「5W1H」を意識したり、詳細を伝えるときは図や画像を使って説明しています。説明を聞いている側が同じ事象を想像しているとは限らないので、図や画像を用いると補完されるのでいいと思います。（神奈川県 20代前半 女性 会社員）